Registratieformulier vrijwilligers

Er bestaan twee systemen van kostenvergoedingen: de vaste (forfaitaire) kostenvergoeding of de kostenvergoeding op basis van bewezen kosten. Indien je voor twee of meerdere organisaties vrijwilliger bent en kosten vergoed krijgt dien je in elk van deze organisaties voor hetzelfde systeem te kiezen.

Om je systeemkeuze te bevestigen onderteken je het document 'Kennisname gecoördineerde onderrichtingen kosten' (.doc). Hier maak je ook de keuze voor het voor jou gewenste systeem. Nadat jouw keuze in CRM is geregistreerd, kan je een terugbetaling aanvragen. 

Kostenvergoeding op basis van bewezen kosten

Dit systeem houdt in dat je bepaalde kosten waarvoor je toestemming hebt van je voorzitter en die je kunt bewijzen, kunt terugvorderen. Je houdt dus bonnetjes bij van maaltijden, het ticket van de bus of de trein en je noteert zorgvuldig hoeveel kilometer je met je wagen reed in opdracht van het Rode Kruis. Deze bewijsstukken moet je gedurende 7 jaar bijhouden om te kunnen voorleggen aan de belastinginspecteur.

Je kunt dit systeem niet combineren met een vaste (forfaitaire) kostenvergoeding.

Vaste (forfaitaire) kostenvergoeding

De bedragen die je per dag en per jaar kunt terugkrijgen zijn wettelijk vastgelegd. Zorg ervoor dat je deze niet overschrijdt, anders moet je belastingen betalen op de vergoedingen. Binnen dit systeem hoef je dus geen bewijsstukken (bonnetjes, tickets) bij te houden.  Een entiteit kan echter bepalen dat ook in dit geval bewijsstukken moeten worden afgeleverd.

Je kunt dit systeem niet combineren met een kostenvergoeding op basis van bewezen kosten. De wet laat wel toe dat je het jaarplafond combineert met een terugbetaling van maximum 2000 km bewezen vervoerskosten of de tegenwaarde hiervan in tickets van het openbaar vervoer.

Wisselen van systeem

Je kan van vergoedingssysteem veranderen. Als je van systeem wil veranderen, hou er dan rekening mee dat je beide systemen niet kunt mengen. Je keuze voor een systeem kan je alleen veranderen bij de start van een volgend kalenderjaar.

Om je vergoedingssysteem te wijzigen, vul je het formulier 'Wijziging kostenvergoedingssysteem’ (.pdf) in en bezorg je het aan de provinciale zetel.

Als je kosten gaat maken, moet je dit altijd vooraf melden aan je voorzitter. Alleen kosten die je maakte met goedkeuring van je voorzitter, kan je terugkrijgen. Als je kosten terugbetaald moeten worden door een andere entiteit, dan moet je goedkeuring vragen bij de voorzitter van die entiteit.

Bij 'Mijn apps' vind je de applicatie 'Kostenregistratie'. Als je de kosten terugvordert via de webapplicatie dan komen de correcte documenten rechtstreeks uit het systeem. Jij als vrijwilliger geeft dan de kosten dag per dag in, en de penningmeester verwerkt die tot een boekingsdocument. Dat document volgt in je afdeling het normale goedkeuringstraject waarna de kosten aan jou worden uitbetaald. 

Handleiding online kostenapplicatie.

De papieren formulieren worden niet meer aanvaard voor terugbetaling. Mocht je door technische problemen geen gebruik kunnen maken van de online kostenapplicatie, dan kan je de vergoedingen laten opnemen door de penningmeester van je afdeling.

Moet ik mijn kosten altijd indienen bij mijn hoofdentiteit?

Kosten worden rechtstreeks ingediend bij de entiteit waarvoor ze werden gemaakt.

Als een vrijwilliger kosten maakt in functie van meerdere entiteiten tegelijk, dan worden deze kosten in gelijke mate gedragen door alle betrokken entiteiten. Deze kosten worden uitbetaald door de hoofdentiteit die het aandeel van de andere entiteit(en) bij deze laatste(n) kan terugvorderen.

Een voorbeeld: een vrijwilliger is als instructeur zowel actief bij zijn afdeling als op provinciaal niveau. Zijn hoofdentiteit is zijn eigen afdeling. Kosten voor het volgen van bijscholingen kunnen in dit geval door zijn afdeling voor de helft worden doorgerekend aan de provinciale zetel.

Moet ik elk jaar opnieuw de keuze te maken tussen het systeem van forfaitaire kostenvergoedingen en het systeem van bewezen kostenvergoedingen?

Nee, dit is niet nodig. Je keuze geldt tot je deze wijzigt. Dit kan echter pas gebeuren bij de start van een volgend kalenderjaar.

Indien ik kies voor het systeem van de bewezen kostenvergoeding, betekent dit dan dat er automatisch, en ongeacht het bedrag van de vergoeding, een fiscale fiche 281.50 wordt opgemaakt?

Nee, er wordt enkel een fiscale fiche opgemaakt voor vrijwilligers die hebben gekozen voor het forfaitaire systeem en die de door de wet toegestane plafonds hebben overschreden. Vrijwilligers die kiezen voor het systeem van bewezen kostenvergoedingen, ontvangen geen fiscale fiche maar zijn zelf verantwoordelijk voor het correct volgen van de regels en voor het bewaren van alle nodige bewijsstukken. Deze bewijsstukken moet je kunnen voorleggen bij een eventuele controle.

Moet ik elk jaar opnieuw kiezen tussen het systeem van forfaitaire kostenvergoedingen en het systeem van bewezen kostenvergoedingen?

Nee, dit is niet nodig. Je keuze geldt tot je deze wijzigt. Dit kan echter pas gebeuren bij de start van een volgend kalenderjaar.

Betekent de keuze voor het systeem van forfaitaire kostenvergoedingen dat ik automatisch van mijn hoofdentiteit het maximum jaarbedrag krijg uitbetaald?

Neen. De keuze voor het systeem van forfaitaire kostenvergoedingen betekent dat je voor sommige kostenvergoedingen (o.m. maaltijdvergoedingen) aanspraak kan maken op een vast bedrag (zie de ‘Onderrichtingen’ (.pdf)). Je hoeft hiervoor dan geen bewijsstukken bij te houden.

Kan ik bij het kiezen tussen het forfaitaire en bewezen systeem van kostenvergoedingen onderscheid maken tussen entiteiten en/of disciplines?

Nee, de keuze voor het forfaitaire of het bewezen systeem geldt voor alle vrijwilligersactiviteiten die je doet, ongeacht de organisatie, de discipline of de entiteit.

Als ik voor het systeem van forfaitaire kosten kies, moet ik  geen bewijsstukken bewaren, behalve voor de verplaatsingsvergoeding. Klopt dat?

Dit is correct.

Is het correct dat ik geen parkeerkosten in rekening mag brengen als ik kies voor het systeem van forfaitaire kostenvergoeding?

Dit is correct.

Dag- en jaarplafonds
Wat is de zin van de dag- en jaarplafonds en wie heeft deze bepaald?

De dag- en jaarplafonds zijn vastgelegd door het federale parlement. De wetgever zag dit als een middel om er voor te zorgen dat kostenvergoedingen niet uitgroeien tot een vergoeding van geleverde prestaties. Rode Kruis-Vlaanderen moet deze regels, net als alle andere vrijwilligersorganisaties, correct toepassen.

Moet ik bij het berekenen van de dag- en jaarplafonds ook de kosten die andere organisaties waar ik vrijwilliger bij ben aan mij uitbetaald hebben, meetellen?

Inderdaad, de dag- en jaarplafonds omvatten het totaal van alle kosten die werden ontvangen voor vrijwilligerswerk in alle organisaties waar je lide van bent.

Wat is het belastingtarief als je de dag- of jaarplafonds overschrijdt?

Dit is afhankelijk van je statuut en je inkomsten. Je raadpleegt hierover best een fiscaal expert. Hou er rekening mee dat er afhankelijk van je statuut (bijv. uitkeringsgerechtigde, bruggepensioneerde…) nog andere gevolgen kunnen zijn van extra fiscaal belastbare inkomsten. Hou er eveneens rekening mee dat bij overschrijding van de dag- of jaarplafonds alle uitbetaalde kostenvergoedingen beschouwd worden als belastbare inkomsten, dus niet enkel het overschreden bedrag.

Moet een maaltijd die tijdens een activiteit (bijv. een preventieve hulpactie) door het Rode Kruis of een derde wordt verstrekt als een voordeel in natura worden beschouwd? Moet deze maaltijd  meegeteld worden bij het berekenen van de dag- en jaarplafonds?

Nee, dit is niet het geval.

Kan een ambulancier ook een forfaitaire uurvergoeding krijgen voor ondersteuning op een preventieve hulpactie of een SIT (Snelle Interventie Team)?

Neen, alleen ambulanciers die actief zijn in het geregeld ziekenvervoer kunnen een forfaitaire uurvergoeding krijgen.

Kunnen vrijwilligers die actief zijn in het niet-dringend ziekenvervoer hun forfaitaire vergoedingen combineren met andere bewezen kosten?

Dit is enkel mogelijk onder volgende voorwaarden:

• hun forfaitaire kosten mogen het dagplafond van 30,82 euro en het jaarplafond van 1.232,92 euro niet overschrijden;
• hun forfaitaire kosten mogen enkel gecombineerd worden met de terugbetaling van maximaal 2.000 km reële verplaatsingskosten of de tegenwaarde van deze vergoeding in verplaatsingen met het openbaar vervoer.

Mag een beroepsambulancier ook werken als vrijwilliger bij de 105? Kan die hier dan voor vergoed worden?

Een ambulancier die in dienst is van Rode Kruis-Vlaanderen mag niet tegelijk werken als vrijwillig ambulancier bij Rode Kruis-Vlaanderen. Indien hij (als ambulancier) in dienst is bij een andere werkgever mag dat wel. In dit laatste geval kan hij dan ook volgens de geldende regels vergoed worden.

Welke kosten mogen vergoed worden van ambulanciers die kiezen voor het systeem van bewezen kosten?

Deze vrijwilligers mogen – net als andere vrijwilligers die voor dit systeem kiezen – kosten voor verplaatsingen, parkeren, maaltijden, telefoon/gsm en internet/e-mail laten vergoeden.

Onze afdeling voert permanent ziekenvervoer uit. Hiervoor zetten we vrijwilligers en personeelsleden in. Aan de vrijwilligers is meegedeeld dat ze best voor het systeem van de forfaitaire vergoeding kiezen. Welk systeem kiezen personeelsleden het best?

Beroepsambulanciers van Rode Kruis-Vlaanderen mogen niet werken als vrijwillige ambulancier bij Rode Kruis-Vlaanderen.  De keuze stelt zich voor hen dus niet. Beroepsambulanciers die een vrijwilligerstaak bij Rode Kruis-Vlaanderen uitvoeren die niet in  het verlengde ligt van hun beroepsactiviteiten bij Rode Kruis-Vlaanderen (vb. als lesgever, vrijwilliger JRK, Sociale Hulpverlening…), kunnen voor die vrijwillige functie een keuze maken tussen beide vergoedingssystemen.

Wie wordt als ambulancier beschouwd binnen het geregeld ziekenvervoer? Enkel vrijwilligers met DGH of ZWP of ook vrijwilligers die meerijden met enkel een kwalificatie Verzorging?

De twee vrijwilligers die de wagen bemannen voor alle opdrachten binnen het geregeld ziekenvervoer worden beschouwd als ambulancier. De kwalificatie van beide vrijwilligers moet in overeenstemming te zijn met de geldende regelgeving, maar dit staat los van de regelgeving rond kostenvergoedingen.

Op welke vergoeding kan een ambulancier rekenen als hij een nachtdienst uitvoert van 18 tot 6 uur?

Deze ambulancier heeft recht op 2 keer 7,44 euro. Hij heeft namelijk twee kalenderdagen minstens 5 uur gewerkt. Daarnaast heeft hij nog recht op één maaltijdvergoeding van 3,72 euro omdat hij een opdracht uitvoerde van meer dan 5 uur. De nachtdienst is één doorlopende opdracht van langer dan 5 uur. Hij kan hiervoor dus slechts één keer een maaltijdvergoeding ontvangen.

Ik ben voorzitter (verantwoordelijke, medewerker…) van een vriendenkring of contactgroep voor vrijwillige bloedgevers. Veranderen de afspraken met de Dienst voor het Bloed over de terugbetaling van de door ons gemaakte kosten voor de huur van de zaal en de drank verbruikt tijdens de collectes?

Nee, de afspraken met de Dienst voor het Bloed voor de terugbetaling van de door vriendenkringen en contactgroepen gemaakte kosten blijven onveranderd. De ‘gecoördineerde onderrichtingen over kostenvergoedingen’ hebben hierop geen betrekking.

Kan een lesgever voor een door derden betaalde vormingsactiviteit nog een forfaitaire uurvergoeding krijgen?

Neen, vanaf 1 januari 2010 is dit niet meer mogelijk. Lesgevers kunnen aanspraak maken op de kostenvergoeding die ook voor de andere vrijwilligers geldt.

Wat doe ik met kosten voor fotokopieën, inktpatronen en papier?

Verbruiksgoederen zoals inktpatronen en papier kunnen best rechtstreeks door de afdeling worden aangekocht en jou ter beschikking worden gesteld. Diensten (fotokopieën bijvoorbeeld) worden beschouwd als ‘voorgeschoten kosten’, er is geen verwarring mogelijk met kostenvergoedingen. Om deze ‘voorgeschoten kosten’ terug te vragen, kan je het formulier ‘Kosten ten laste van de entiteit’ gebruiken.

Een lesgever van onze afdeling geeft ook les in een andere afdeling. Onze afdeling heeft echter alle opleidingskosten gedragen. Kunnen we een deel van de opleidingskosten recupereren?

Dat kan zeker. Als de entiteit dit wil, mogen de kosten voor de inzet van de lesgever(s) worden aangerekend. Deze vergoeding is niet bestemd voor de betrokken lesgever. Deze ontvangt de in de gecoördineerde onderrichtingen voorziene kostenvergoeding. De volgende procedure is van toepassing:

• Entiteiten die opleidingen en bijscholingen van hun lesgevers financieren, mogen 4 euro per lesuur factureren aan de entiteit die van de diensten van hun lesgevers gebruik maakt. Het staat een entiteit uiteraard vrij om in het kader van de onderlinge samenwerking deze kosten niet aan te rekenen.
• De entiteit die de lessen organiseert betaalt de kostenvergoeding voor de lesgever, conform de gecoördineerde onderrichtingen, rechtstreeks uit aan de betrokken lesgever.

Voor de goede orde zal de lesgever steeds zijn entiteit (zijn rechtstreekse verantwoordelijke of de voorzitter) op de hoogte brengen van aanvragen tot les geven door andere entiteiten.

Kan een simulant die kiest voor het systeem van bewijsbare kostenvergoeding bijkomend nog aanspraak maken op een forfaitaire uurvergoeding?

Nee, dit is niet mogelijk. Een simulant die kiest voor het systeem van bewijsbare kostenvergoeding verzaakt aan de forfaitaire uurvergoeding.

Is het correct dat simulanten die kiezen voor het systeem van bewezen kosten, hun kosten voor simulatiemateriaal niet mogen binnenbrengen?

Dit is correct. De afdeling moet zelf voorzien in het materiaal. Indien de simulant het materiaal gaat kopen in opdracht van de entiteit, kan de entiteit dit bedrag terugbetalen. Het mag echter niet geboekt worden als kostenvergoeding. Het betreft hier immers het voorschieten van uitgaven van de entiteit. Om deze ‘voorgeschoten kosten’ terug te vragen, kan je het formulier ‘Kosten ten laste van de entiteit’ gebruiken.

Stel: een simulant kiest niet voor de forfaitaire uurvergoeding van 3 euro. Hij gaat simuleren in een andere afdeling waarbij hij materiaal gebruikt van zijn hoofdentiteit. Wat kan de hoofdentiteit dan aanrekenen?

De hoofdentiteit kan aan de andere afdeling het gebruikte materiaal factureren.

Wat wordt onder een ‘vormingsactiviteit’ verstaan?

Het betreft een activiteit die kadert binnen een opleiding.

Gelden dezelfde vergoedingen voor vormingsactiviteiten, demonstraties en rampoefeningen met simulanten, wanneer deze georganiseerd worden door derden?

Er bestaan geen verschillen tussen de kostenvergoeding voor vormingsactiviteiten georganiseerd door de eigen entiteit en deze georganiseerd door derden. Er bestaan ook geen verschillen tussen de kostenvergoeding voor gratis vormingsactiviteiten en deze waarvoor een derde partij de kosten draagt.

Werkpak

Het Rode Kruis zorgt voor een werkpak voor de uitoefening van mijn functie. Ik ben bij verschillende entiteiten actief. Welk provinciaal of lokaal echelon betaalt het werkpak van de vrijwilliger?

De hoofdentiteit betaalt 100% van het werkpak. 

• Het is mogelijk dat de hoofdentiteit de afdeling is, en dat de vrijwilliger daarnaast ook op provinciaal echelon actief is. De hoofdentiteit, dus de afdeling, betaalt dan.
• Het is ook mogelijk dat de hoofdentiteit de provincie is, en dat de vrijwilliger daarnaast ook op afdelingsniveau actief is. De hoofdentiteit, dus de provincie, betaalt dan.
• In beide gevallen is het dus de hoofdentiteit die het werkpak betaalt. 

In onze entiteit zijn de Hulpdienstvrijwilligers verantwoordelijk voor de netheid (wassen en onderhoud) van hun werkkledij. Kunnen zij hun kosten hiervoor recupereren?

In principe moet je entiteit voorzien in het wassen en onderhouden van de werkkledij. In de praktijk kan dit uiteraard door de vrijwilligers zelf worden gedaan. Als je voorzitter hiermee instemt, kan het wasproduct worden terugbetaald indien je daarvoor een bewijsstuk indient. Deze uitgave wordt beschouwd als een kost van de entiteit die door de vrijwilliger is voorgeschoten, ze mag niet geboekt worden als een kostenvergoeding. Om deze ‘voorgeschoten kosten’ terug te vragen, kan je het formulier 'Kosten ten laste van de entiteit' (.xls) gebruiken.

Opleidingen

Ik ben vrijwilliger en volg een opleiding in hoedanigheid van mijn discipline. Door welk provinciaal of lokaal echelon worden deze uitbetaald?

• De SIT-opleiding wordt overal door het provinciale echelon betaald. Rampenparaatheid is immers een provinciale verantwoordelijkheid. De provincie kan dan wel ook vragen dat de vrijwilliger in kwestie regelmatig effectief actief is op provinciaal niveau. Wie betaalt, bepaalt: Het is dus de provincievoorzitter die een SIT-opleiding al dan niet goedkeurt.
• Alle andere opleidingen van alle disciplines (ook DGH): De hoofdentiteit betaalt 100% van de opleiding. Dus ook Jeugd Rode Kruis, Sociale Hulpverlening… alles!

Afwijkingen?

Hierbij behoudt elke Provincievoorzitter het recht om beargumenteerde afwijkingen toe te staan. Bijvoorbeeld een beperkte terugbetaling aan een afdeling. De mogelijkheid van deze beargumenteerde afwijkingen wordt echter niet gecommuniceerd aan de betrokken vrijwilligers, om te voorkomen dat ze allen zo’n uitzondering gaan aanvragen.

*Hoofdentiteit: “De hoofdentiteit is de entiteit die jou heeft binnen gelaten in RKV, die jou voor de 1ste keer als vrijwilliger in CRM heeft geregistreerd. De voorzitter die getekend heeft voor jouw intrede in RKV als vrijwilliger. Meestal blijft dat jouw hoofdentiteit. De hoofdentiteit is aangegeven in CRM. Elke vrijwilliger heeft slechts één hoofdentiteit – je kan vele entiteiten hebben, maar slechts één hoofdentiteit. (In de meeste gevallen is de hoofdentiteit de enige entiteit van een vrijwilliger.) De hoofdentiteit is de entiteit waar je stemrecht hebt bij Statutaire Verkiezingen. Wil je veranderen van hoofdentiteit? Dat wordt bekeken zoals alle andere mutaties, en dezelfde procedure wordt gevolgd. Daarbij moeten dus beide voorzitters akkoord zijn. Het is onmogelijk om ‘top down’ te bepalen wat iemand zijn hoofdentiteit moet zijn. Dit is de wisselwerking tussen de keuzevrijheid van de vrijwilliger, en de voorzitter die beslist. Een vrijwilliger kan vragen voor mutatie, maar de voorzitters moeten akkoord zijn. Een vrijwilliger kan steeds kiezen om te vertrekken uit een entiteit, maar om toegang te krijgen tot een entiteit is toestemming van de voorzitter nodig”.

Medische schifting

Rode Kruisvoertuigen die uitgerust zijn met prioritaire signalen mogen enkel bestuurd worden door bestuurders met een medische schifting. Een medische schifting moet aangevraagd worden en wordt ook 100% door de hoofdentiteit betaald. 

Maaltijden

Om een maaltijdvergoeding te krijgen, moet de activiteit minstens 5 uur duren. Wat wordt begrepen onder ‘activiteit’? Moet deze 5 uur berekend worden vanaf het verlaten van de woning voor het uitvoeren van de opdracht of enkel voor de tijd waarop je ter plaatse bent voor het uitvoeren van de opdracht?

Het principe is dat van zodra een vrijwilliger met zijn Rode Kruisactiviteit start (d.w.z. bij vertrek van huis) en in functie hiervan meer dan 5 uur weg is, een maaltijdvergoeding mag worden aangerekend. Zelfs indien de opdracht zich uitstrekt over twee kalenderdagen (bijv. van 18 uur tot de volgende dag 6 uur) kan slechts één maaltijdvergoeding worden uitbetaald.

Moet een maaltijd die tijdens een activiteit (bijv. een preventieve hulpactie) door het Rode Kruis of een derde wordt verstrekt als een voordeel in natura worden beschouwd? Mag die maaltijd dan  meegeteld worden bij het berekenen van de dag- en jaarplafonds?

Nee, dit is niet het geval.

Als ik kies voor het forfaitair systeem, dan heb ik recht op een maaltijdvergoeding van 10 euro bij een opdracht van meer dan 5 uur. Heb ik dan een bewijs van kosten nodig?

Nee, als je kiest voor het forfaitair systeem moet je geen bewijsstuk indienen voor deze maaltijdvergoeding.

Parkeren

Is het correct dat ik geen parkeerkosten in rekening mag brengen als ik kies voor het systeem van forfaitaire kostenvergoeding?

Dit is correct.

Schoonmaken van lokalen en/of voertuigen

Hoe lossen we de vergoedingen op voor het schoonmaken van de wagens en de lokalen?

Vergoedingen voor het schoonmaken van lokalen en voertuigen zijn niet toegelaten. Het materiaal dat hiervoor nodig is, moet door de afdeling ter beschikking gesteld worden. De inzet van de vrijwilligers wordt uiteraard sterk gewaardeerd maar kan niet worden vergoed. Indien er geen of onvoldoende vrijwilligers beschikbaar zijn, kan de afdeling kiezen voor een oplossing waarvoor een factuur kan worden opgemaakt (bijvoorbeeld carwash, schoonmaakfirma). Daarnaast kan ook gedacht worden aan een samenwerking met de gemeente waarbij de gemeente zijn personeel laat schoonmaken in het Rode Kruislokaal en al dan niet hiervoor een factuur stuurt naar het Rode Kruis. Een andere oplossing is uiteraard het tewerkstellen van schoonmaakpersoneel.

Telefoon, gsm

Is de beperking van 60 euro per jaar voor telefoon/gsm-kosten ook van toepassing als de vrijwilliger een gsm in bruikleen heeft van het Rode Kruis?

Nee, indien de entiteit het abonnement betaalt, is de beperking van 60 euro per jaar niet van toepassing. Vrijwilligers die van deze faciliteit genieten, kunnen deze echter niet combineren met een bijkomende vergoeding voor telefoon/GSM-kosten.

Hoe kan ik mijn telefoonkosten in rekening brengen als ik met een ‘pay and go’-kaart bel?

Je bewaart de kassabon van de aankoop. Indien het een eerste aanrekening betreft, moet je de kassabon aan de kostennota toevoegen.

Mag het kennisnameformulier ‘gecoördineerde onderrichtingen inzake kostenvergoedingen’ ook per e-mail aan de afdelingssecretaris (c.q. provinciale zetel of hoofdzetel) overgemaakt worden?

Dat mag, maar dan moet het een scan zijn van een ondertekend formulier. Een formulier zonder handtekening is niet geldig. We raden wel aan om het originele ondertekende formulier te bezorgen.

Ik ben een afdelingssecretaris. Wat moet ik met de ondertekende kennisnameformulieren van de vrijwilligers van mijn afdeling doen?

Je moet de formulieren aan je provinciale zetel overmaken. Zorg dat je steeds zelf nog een kopie hebt van het document. 

De formulieren bevatten een ruimte voor een documentnummer. Heeft elk document een nummer of moet dit door de gebruiker worden ingevuld?

Het veld ‘documentnummer’ is voorzien op vraag van sommige penningmeesters. Hier kan de penningmeester na ontvangst van het formulier het unieke nummer vermelden waarmee het document in de boekhouding is opgenomen.

De formulieren bevatten onderaan een ruimte gemarkeerd ‘verificatie discipline (indien toepasselijk)’. Wie moet hier tekenen en is dit verplicht?

Deze ruimte is voorzien voor een tegenhandtekening van de verantwoordelijke van de discipline (Hulpdienst) . Dit is echter niet verplicht. Het formulier moet wel ondertekend worden door zowel de aanvrager als de betrokken voorzitter.

HOW TO CLAIM YOUR COSTS.