Producten niet voor transfusie, bestemd voor wetenschappelijk onderzoek

Het MLM dat bij de Biobank Rode Kruis-Vlaanderen kan bekomen worden voor gebruik in wetenschappelijk onderzoek (indien beschikbaar en mits een goedgekeurde aanvraag) is terug te vinden in deze tabel; zie verder voor de aanvraagprocedure. 

Producten met specificaties

Indien gewenst en mits een goedgekeurde aanvraag kunnen buffy coats en EDTA-stalen in routine verkregen worden die werden geselecteerd op bloedgroep+RhD donor, geslacht donor, leeftijdsrange donor en versheid (enkel buffy coats). Dit zijn producten met specificaties. 

Hieraan zijn een aantal voorwaarden verbonden:

• Er worden max. 2 specificaties per product toegestaan
• Er wordt een meerprijs aangerekend per specificatie en per product
• De gewenste specificatie(s) worden besteld in de online bestelapplicatie ROOS, samen met het product. De lijst met mogelijke specificaties (aan te vinken in ROOS) is terug te vinden in onderstaande tabel:
  
  

  Selectie op	Mogelijke specificaties aan te vinken in ROOS
  Geslacht donor	Geslacht M Geslacht V
  Leeftijdsrange donor	Leeftijd ≤30 jaar Leeftijd ≤40 jaar Leeftijd ≤50 jaar Leeftijd ≤60 jaar Leeftijd 30-40 jaar Leeftijd 40-50 jaar Leeftijd 50-60 jaar Leeftijd 20-40 jaar Leeftijd 40-60 jaar Leeftijd >30 jaar Leeftijd >40 jaar Leeftijd >50 jaar Leeftijd >60 jaar
  ABO+RhD donor	Bloedgroep A RhD+ Bloedgroep A RhD- Bloedgroep O RhD+ Bloedgroep O RhD- Bloedgroep B RhD+ Bloedgroep B RhD- Bloedgroep AB RhD+ Bloedgroep AB RhD-
  Bewaarduur buffy coat <8u	Verse BC

• Bij een goedgekeurde aanvraag voor buffy coats/EDTA-stalen met specificaties kunnen deze producten ook zonder specificaties besteld worden in ROOS
• Specificaties die worden aangevraagd worden toegepast op elk product: bv. indien 3 buffy coats + 2 specificaties worden besteld, zullen alle drie de buffy coats voldoen aan deze 2 extra vereisten
• Buffy coats met specificaties zijn zowel beschikbaar in Campus Mechelen als in Campus Gent, EDTA-stalen met specificaties zijn enkel beschikbaar in Campus Mechelen
• Producten met specificaties kunnen enkel uitgeleverd worden indien beschikbaar. Bepaalde (combinaties van) specificaties zijn minder beschikbaar, gelieve hiermee rekening te houden bij het plaatsen van een bestelling. U wordt telefonisch op de hoogte gebracht indien de producten met specificaties niet of slechts gedeeltelijk beschikbaar zijn. In het laatste geval kan dan overlegd worden m.b.t. het aantal te leveren producten. 
  • Het is mogelijk om minder producten met specificaties uit te leveren
  • Het is niet mogelijk om in dit geval producten zonder specificaties uit te leveren
  • Het is niet mogelijk om hetzelfde aantal producten uit te leveren met maar 1 van de 2 bestelde specificaties 

Uitzonderlijk kunnen ook andere producten (andere dan buffy coats en EDTA-bloedstalen) uitgeleverd worden die geselecteerd werden op bloedgroep + RhD, geslacht of leeftijd en kunnen producten met andere specifieke kenmerken geleverd worden. 

Neem hiervoor contact op met ntx-biobank@rodekruis.be.

Etikettering

De geanonimiseerde bloedproducten dragen een groot nummerloos etiket dat volgende informatie m.b.t. het product bevat:

• de productcode
• type product
• de afnamedatum*
• de bloedgroep + RhD van de donor (O+, O-, A+, A-, B+, B-, AB+, AB-)°
• geslacht van de donor (M, V)°
• leeftijd van de donor°
• VERS indien bewaarduur buffy coat <8u

*bereidingsdatum voor een gepoold bloedplaatjesconcentraat
°niet voor een gepoold bloedplaatjesconcentraat

Op het etiket staat ook aangeduid of het voor wetenschappelijk onderzoek (WO) dan wel voor validatie- of onderwijsdoeleinden (VO) bestemd is.

 
Voorbeeld:

Op restfracties van donaties is geen etiket aanwezig.

De etiketten van de geanonimiseerde bloedstalen afkomstig van het CELA bevatten geen informatie. Indien bloedstalen met specificaties werden aangevraagd, worden geslacht, leeftijd en/of ABO RhD van de donor vermeld op het document bijgevoegd bij de stalen bij de levering.

Bij gecodeerde uitgifte dragen de producten een unieke identificatiecode.

Verpakking

De producten worden verpakt volgens het drievoudig verpakkingssysteem voor verzending van biologische materialen:

• Primaire verpakking: waterdicht en lekvrij recipiënt (bv. staalbuis, bloedzak)
• Secundaire verpakking: waterdichte en lekvrije omzak
• Tertiaire verpakking: stootbestendige buitenverpakking
• Op de buitenverpakking is een kleefenveloppe aangebracht met daarin het exemplaar van de leveringsbon bestemd voor de ‘klant’

Om bloedproducten, bloedstalen of afgeleiden te bestellen voor wetenschappelijk onderzoek, volgt u volgende stappen.

Stap 1: Afsluiten van de kaderovereenkomst

Vraag via ntx-biobank@rodekruis.be de kaderovereenkomst op voor de terbeschikkingstelling van menselijk lichaamsmateriaal uit Biobank Rode Kruis-Vlaanderen. Vermeld hierbij ook een telefoonnummer waarop we u kunnen contacteren voor bijkomende inlichtingen of overleg.

Stap 2: Indienen van het aanvraagformulier

Na ondertekening van de kaderovereenkomst door beide partijen kan het MLM voor WO aangevraagd worden via dit formulier: Aanvraagformulier voor menselijk lichaamsmateriaal (MLM)* voor wetenschappelijk onderzoek. Na goedkeuring en registratie door de beheerder van de biobank maakt het aanvraagformulier als subcontract deel uit van de kaderovereenkomst.

• De aanvraag moet ondertekend zijn door personen die daartoe gemachtigd zijn (bijlage 2 bij de kaderovereenkomst).
• Vul kenmerk (RKOV-nummer) en datum van de kaderovereenkomst in. De aanvraag is enkel ontvankelijk als ze verwijst naar de geldige kaderovereenkomst waaronder ze ressorteert.
• In de aanvraag moet de specifieke onderzoekstoepassing waarvoor de biobankproducten zullen gebruikt worden op dubbele wijze worden aangegeven:
  • Door middel van een beknopte maar duidelijke omschrijving
  • Door het aankruisen van één (of meerdere) van de mogelijke toepassingscategorieën; deze toepassingscategorieën – die ook in de kaderovereenkomst zijn opgenomen – stemmen overeen met de doelstellingen waarvoor de Biobank Rode Kruis-Vlaanderen een gunstig advies heeft gekregen van een ethisch comité. 
• Buffy coats of EDTA-bloedstalen met specificaties; zie hierboven:
  • Indien gewenst, vink “Selectie buffy coat o.b.v. onderstaande specificaties” of “Selectie EDTA-bloedstalen o.b.v. onderstaande specificaties” aan op de aanvraag
  • Vink de gewenste specificatie(s) aan (bloedgroep + RhD donor, geslacht donor, leeftijdsrange donor en/of bewaarduur buffy coat <8u). Let op: op de aanvraag kunnen alle 4 de specificaties aangevinkt worden, bij het plaatsen van de bestelling in ROOS worden max. 2 specificaties per product toegestaan
  • In ROOS zullen enkel de gevraagde en goedgekeurde specificaties zichtbaar en selecteerbaar zijn. Zie onder 'Producten' de lijst met mogelijke specificaties (aan te vinken in ROOS)
  • Indien u bovenvermelde producten zowel met als zonder specificaties wenst, dient enkel het product met specificaties aangevinkt te worden op de aanvraag. Specificaties kunnen maar hoeven niet steeds bijbesteld te worden in ROOS
  • Indien u naast buffy coats of EDTA-bloedstalen met specificaties, ook andere producten (plasma, erytrocytenconcentraat, vol bloed, plaatjesconcentraten) wenst te bestellen, moet hiervoor een aparte aanvraag worden ingediend. 

Bezorg het digitaal ingevulde en ondertekende aanvraagformulier aan de biobank via ntx-biobank@rodekruis.be.

Stap 3: Bestellen van de producten

De biobank onderzoekt of de aanvraag conform is aan de doelstellingen en de activiteiten van de biobank. Bij een positieve beoordeling wordt dit schriftelijk bevestigd a.d.h.v. hetzelfde aanvraagformulier, met toekenning van een uniek dossiernummer. Dit dossiernummer dient, indien gevraagd, geselecteerd te worden in de bestelapplicatie ‘ROOS’ om bestellingen in overeenstemming met deze aanvraag te plaatsen. 

Voor de te volgen werkwijze bij de eigenlijke bestellingen: zie handleiding voor ROOS.

De producten kunnen door uzelf of door een koerier naar keuze afgehaald worden. U staat zelf in voor de organisatie van het transport. Bij de aanvraag van het transport moet steeds de pick-uplocatie bij Rode Kruis Vlaanderen (Campus Gent of Mechelen) vermeld worden alsook het unieke ROOS bestelnummer (6-digit nummer) of het NTX-nummer (NTX-xxx). Deze nummers zijn terug te vinden op de pickbon die u per mail ontvangt na het plaatsen van een bestelling in ROOS. Indien u geen toegang heeft tot deze mail, kan u het ROOS-bestelnummer ook terugvinden op het beginscherm van ROOS in de kolom ‘Nummer’.

Bloed en bloedproducten niet geschikt voor transfusie (incl. buffy coats met specificaties)

• De acceptatie van de bestellingen wordt dagelijks afgesloten om 7:00u. Bestellingen die binnen komen na 7:00u kunnen ten vroegste de volgende dag worden uitgevoerd
• Ten laatste om 11:00u ontvangt u een verwittiging (per e-mail of telefonisch) indien de bestelling omwille van onvoldoende beschikbaarheid van producten niet of slechts gedeeltelijk kan worden uitgevoerd. In het laatste geval kan dan overlegd worden m.b.t. het aantal te leveren producten
• De producten moeten tussen 11:30u en 13:30u afgehaald worden aan de distributiebalies van de Dienst voor het Bloed in Campus Gent of Campus Mechelen

Restfracties van donaties

• De acceptatie van de bestellingen wordt dagelijks afgesloten om 7:00u. Bestellingen die binnen komen na 7:00u kunnen ten vroegste de volgende dag worden uitgevoerd
• De restfracties moeten tussen 14:00u en 15:00u afgehaald worden aan de distributiebalies van de Dienst voor het Bloed in Campus Gent

Reststalen van CELA (incl. stalen met specificaties)

• De bestellingen moeten ten laatste 2 dagen voor de verwachte aflevering om 14:30u binnen zijn
• Eens ontvangen kunnen de bestellingen niet meer geannuleerd of gewijzigd worden
• De stalen moeten tussen 11:30u en 13:30u afgehaald worden aan de distributiebalie van de Dienst voor het Bloed in Campus Mechelen

Residuaire stalen HILA en bloedbanklabs

• Specifieke procedure. Afspraken i.v.m. bestelling en afhaling van de stalen worden in onderling overleg gemaakt.

Bij afhaling van de producten wordt door de medewerkers aan de distributiebalies gevraagd naar het ROOS bestelnummer of NTX-nummer. De koerier of afhaler dient steeds één van deze unieke nummers te vermelden, zodat het correcte pakket kan worden geïdentificeerd en meegegeven. Daarnaast wordt een exemplaar van de leveringsbon afgetekend door de koerier/afhaler.

Er kunnen geen producten afgehaald worden in het weekend, op maandagen, op feestdagen en op dagen volgend op een feestdag.

Uitgevoerde bestellingen die niet worden afgehaald, zullen worden aangerekend.

• Aanvraagformulier voor bloedproducten, bloedstalen of afgeleiden* voor wetenschappelijk onderzoek
• Noodbestelformulier ROOS (enkel te gebruiken in geval van onbeschikbaarheid van de elektronische bestelapplicatie ROOS)