In ontvangstneming

Deze procedure is van toepassing wanneer het transport van de door het ziekenhuis bestelde bloedproducten gebeurt door IHcT in naam van en voor rekening van RKV, nl bij de normale leveringen en bij een levering op maandagochtend na een laagdringende bestelling door een ziekenhuis met een afgesproken bloedplaatjes voorraad.

 Bij IHcT’s aflevering in het ziekenhuis moeten de bloedproducten zonder uitstel in ontvangst genomen door een medewerker van de ziekenhuisbloedbank, met registratie in IHcT’s webtool cfm IHcT’s richtlijnen zodat de traceerbaarheid van de aflevering van de bloedproducten geborgd is.

Vanaf het moment van inontvangstneming wordt het ziekenhuis eigenaar van de geleverde bloedderivaten, en is zij verantwoordelijk voor de verdere bewaring en verwerking ervan conform de toepasselijke wettelijke normen.

Instructies voor in ontvangstneming bij aankomst in het ziekenhuis

Om het voor RKV mogelijk te maken om de continue borging van de gevalideerde verpakking tijdens transport te bewerkstelligen is onmiddellijke retour van de exambox incl. alle conditioneringsmaterialen en evt. andere toebehoren (bv. tussenschotten) noodzakelijk d.m.v. het IHcT transport waarmede de bloedproducten aflevering in uw ziekenhuis gebeurt.

Wij vragen daarom dat de medewerker van de ziekenhuisbloedbank die de levering in ontvangst neemt als volgt te werk gaat, terwijl de IHcT chauffeur wacht om de leeggemaakte boxen terug mee te kunnen nemen:

• Verifieer, vooraleer ze te openen, dat de examboxen wel degelijk voor uw ziekenhuis zijn bestemd
• Knip met een tang de seal door die de exambox afsluit en waarmede de documentzipzak met daarin de leveringsbon en het IHcT transportdocument vastgemaakt is aan de exambox.
• Neem de documenten uit de zipzak, U kan die documenten incl. de sealklever in uw lab bewaren; terugsturen als ontvangstbevestiging is NIET gewenst omdat de inontvangstneming van de exambox automatisch elektronisch geregistreerd wordt d.m.v. IHcT’s track & trace applicatie.
• Open de exambox, neem de plastiek zak die de bloedproducten bevat uit de exambox:

 ECL:

• Leg de twee bovenliggende NAQI gelpacks en, indien aanwezig, de temperatuurlogger even ter zijde.
• Neem de plastiek zak met bloedproducten uit de exambox.
• Plaats de zak meteen op de geschikte temperatuur conform de bewaarcondities beschreven bij productinformatie.

VPVIM:

Behandel VPVIM units omwille van hun broosheid in diepgevroren toestand steeds voorzichtig, zonder schokken, de broosheid is een risico op beschadigen van het gesloten systeem en veroorzaken van een lek.

• Leg, indien aanwezig, de temperatuurlogger even ter zijde.
• Neem de plastiek zak met bloedproducten uit de exambox.
• Plaats de zak meteen op de geschikte temperatuur conform de bewaarcondities beschreven bij productinformatie.

Bloedplaatjes:

• Leg, indien aanwezig, de temperatuurlogger even ter zijde.
• Neem de plastiek zak met bloedproducten uit de exambox.
• Plaats de zak meteen op een schudtoestel bij de geschikte temperatuur conform de bewaarcondities beschreven bij productinformatie. 

• Vul de exambox met:
  • de leeggemaakte documentzipzak
  • de conditionering materialen
  • de temperatuurlogger, indien aanwezig
• Geef de examboxen meteen terug aan de IHcT chauffeur voor retour naar RKV. U hoeft hiervoor geen IHcT transportorder aan te maken of documenten in te vullen
• Indien er bloedproducten geleverd werden, die niet automatisch in jullie systeem ingelezen kunnen worden, gelieve dit te melden aan hoofddepot en via hoofddepot.Mechelen@rodekruis.be / hoofddepot.Gent@rodekruis.be een kopie van de originele leveringsbon te bezorgen alsook een foto van het betrokken bloedproduct. 
• Op die manier kan RKV onmiddellijk de nodige rechtzettingen uitvoeren.

Deze procedure is van toepassing voor Ad Hoc Leveringen van bloedproducten waarbij het transport van RKV naar het ziekenhuis gebeurt in naam van en voor rekening van de aanvrager van de bloedproducten. De uitgifte van de bloedproducten aan de aanvrager gebeurt, vanuit één van volgende locaties: RKV’s hoofddepot te Mechelen, RKV’s hoofddepot te Gent, of één van RKV’s drie bloedbanklabs met subdepot, in UZBrussel , UZGent of UZLeuven.

De transporteur dient bij de aanmelding op de pick up locatie bij RKV, de ROOS ordernummers voor te leggen aan de RKV medewerker ter identificatie van de examboxen met de bestelde bloedproducten.

 Vanaf het moment van in ontvangstneming in de RKV uitgifte locatie wordt de aanvrager van de bloedproducten eigenaar van de bloedproducten en is de aanvrager verantwoordelijk voor het verdere transport, de bewaring en verwerking ervan, inclusief de borging van traceerbaarheid en integriteit van de bloedproducten conform de toepasselijke wettelijke normen.  Bij de uitgifte wordt de transporteur die de bloedproducten afhaalt gevraagd een kopie van de leveringsbon af te tekenen voor ontvangst.

Dringendheidsgraden van de bestelling:

Meer informatie zie Ad Hoc bestelling.

Verpakking van de bloedproducten (bij transport georganiseerd door de aanvrager van de bloedproducten)

RKV geeft de bloedproducten uit in examboxen van RKV met daarin de verpakte bloedproducten en de conditionering materialen van RKV. Indien het ziekenhuis/de aanvrager van de bloedproducten voor het transport  wenst gebruik te maken van RKV’s gevalideerde verpakking dan moet de afhaling binnen uiterlijk 1 u na het aangevraagde beschikbaarheidstijdstip gebeuren, om aldus te bewerkstelligen dat RKV’s gevalideerde verpakking voldoende is om de temperatuurborging tot aankomst in het ziekenhuis te kunnen borgen.  Bijkomende voorwaarde voor borging van de transport validatie status is dat het transport gebeurt onder gecontroleerde voorwaarden qua transportduur (max. 3 u) en qua omgevingstemperatuur (tussen 15 °C en 25 °C).  RKV’s gevalideerde verpakking van de bloedproducten ondersteunt het ziekenhuis/ de aanvrager om zelf de verantwoordelijkheid op te nemen voor de bloedproducten vanaf uitgifte in RKV.

• De exambox is bij uitgifte afgesloten d.m.v. een seal waarmee tevens de documentzipzak met daarin de originele leveringsbon is vastgemaakt aan de exambox.
• RKV verzoekt om de examboxen incl. ALLE conditionering materialen en alle toebehoren ( bv tussenschotten) met het ek. IHcT ziekenhuislusrit bezoek aan uw ziekenhuisbloedbank te retourneren naar het RKV depot van uitgifte. De procedure voor deze retour vindt u bij ‘In Ontvangstneming bij Aflevering in het ziekenhuis’.

Bemerking:

Indien het gaat over een aanvraag en levering van bloedproducten voor transfusie in een categoraal ziekenhuis of buiten een ziekenhuis dan kan de retour van RKV’s verpakkings-materiaal niet d.m.v. een IHcT ziekenhuislusrit aangevraagd worden, en moet uiteraard de betrokken aanvrager er zelf voor zorgen dat de exambox incl. ALLE conditionering materialen en alle toebehoren ( bv tussenschotten) binnen 3 dagen terug afgeleverd worden in RKV’s bloedbanklab van uitgifte. Indien het verpakkingsmateriaal niet tijdig retour gezonden wordt naar RKV, zal RKV een schadevergoeding van 150 EUR aanrekenen.

Indien het ziekenhuis/de aanvrager geen gebruik wenst te maken van RKV’s verpakkingsmaterialen voor transport van RKV naar het ziekenhuis of andere transfusie locatie dan moet het ziekenhuis/de aanvrager er voor zorgen dat de transporteur de bloedproducten komt ophalen met transport materialen van het ziekenhuis/de aanvrager en geschikt voor gevalideerd vervoer van de bloedproducten onder verantwoordelijkheid van het ziekenhuis/de aanvrager (individuele voorschrijver (ziekenhuis)arts). Tijdens het transport borgt de opdrachtgever voor het transport op afdoende wijze de integriteit en traceerbaarheid van de bloedproducten tot de aflevering in de ziekenhuisbloedbank of andere transfusie locatie buiten een ziekenhuis.