Management Assistant Directiesecretariaat

Rode Kruis-Vlaanderen komt met haar ruim 13.000 vrijwilligers en meer dan 1200 personeelsleden op voor kwetsbare mensen in binnen- en buitenland. De organisatie is actief, in woord en daad, op het gebied van rampenbestrijding, zelfredzaamheid, bloedvoorziening en zorg voor kwetsbaren. Deze vier krachtlijnen worden vertaald in een grote verscheidenheid aan activiteiten die van Rode Kruis-Vlaanderen een aantrekkelijke werkgever maken. De medewerkers van Rode Kruis-Vlaanderen dragen professionaliteit hoog in het vaandel en leggen hierbij de focus op kwaliteit, efficiëntie en resultaatgerichtheid.


Ter ondersteuning van ons directiesecretariaat gaan we op zoek naar een gedreven Management Assistant die, samen met een collega, verschillende directies (de CEO, directeur HR en algemeen secretaris) bijstaat in hun werkzaamheden op administratief-organisatorisch vlak.


Functieomschrijving

• Je verzorgt, in perfecte tandem met je collega, een vlotte administratie en werkorganisatie: nalezen en redigeren van documenten, centraal beheren van documenten o.a. in SharePoint (elektronisch documentbeheerssysteem), verzorgen e-mailverkeer en correspondentie, plannen van overlegmomenten, … )

• Je volgt op proactieve wijze de agenda/planning van de directieleden op en biedt ondersteuning waar nodig.

• Je organiseert evenementen en vergaderingen, waarbij je eveneens praktische en logistieke zaken regelt en opvolgt.


• Je treft de nodige praktische voorbereidingen voor vergaderingen, je bereidt vormelijk de presentaties en overzichten voor.

• Je treedt op als aanspreekpunt voor diverse interne en externe contactpersonen (directie, collega’s, bezoekers,…).


• Je notuleert tijdens directievergaderingen en zorgt voor de opmaak van de verslagen; hierbij werk je regelmatig met informatie met een strikt vertrouwelijk karakter.

• Je zorgt samen met je collega voor de continuïteit van de werking van het Algemeen Secretariaat.

• Je rapporteert aan de Directeur HR & Algemeen Secretariaat.

 

Jouw profiel


• Je bezit minimaal een bachelor diploma en kan een ervaring van minimaal drie jaar in een vergelijkbare functie voorleggen binnen een directieomgeving bij voorkeur in een complexe organisatie.

• Je zorgt voor continuïteit in de ondersteuning van de directieleden door je betrokkenheid bij de organisatie en vanuit je passie voor snelle en accurate afhandeling van verschillende taken.

• Je bent een teamspeler die samenwerken hoog in het vaandel draagt.

• Een gezonde dosis assertiviteit in combinatie met een discrete, diplomatische en integere houding kenmerken je als persoon.

• Je bent uitermate sterk administratief-organisatorisch, je hebt oog voor detail en je weet op proactieve en nauwgezette wijze invulling te geven aan je job. Je bewaart te allen tijde het overzicht.

• Je bent correct en duidelijk in je mondelinge en schriftelijke communicatie, waarbij je over een goed taalgevoel beschikt (sporadisch behandelen van Franse en Engelse geschreven of mondelinge boodschappen en documenten).

• MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) kent voor jou weinig geheimen, je kan snel en correct typen en je vindt eveneens snel je weg op het internet.


Ons aanbod

• Een gevarieerde functie met ruime verantwoordelijkheden op een hoog niveau binnen de organisatie.
• Je komt terecht in een boeiende, professionele omgeving.
• Voltijdse tewerkstelling.
• Contract van onbepaalde duur.


Plaats van tewerkstelling

Rode Kruis -Vlaanderen, Hoofdzetel, Motstraat 42, 2800 Mechelen.


Interesse

Solliciteer online. Voeg zeker je motiverend schrijven en CV toe.

Solliciteren

      De websites van Rode Kruis-Vlaanderen maken gebruik van cookies om jouw bezoek zo vlot mogelijk te laten verlopen. We installeren daarvoor technische cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van deze websites en analytische cookies om het algemeen gebruik van de websites te meten. Door verder te surfen op onze websites ga je akkoord met ons cookiebeleid.